Zahlungsverzögerungen gehören zu den belastendsten Aspekten eines jeden Arbeitnehmers. Im Modulbau ist dies nur allzu häufig der Fall. Oft wird eine fragmentierte Rechnungsstellung erwartet, bei der die Zahlungen auf mehrere Phasen, wie z. B. die Planung, aufgeteilt werden, WerkTransport und Installation, was zu Verwirrung und Verzögerungen führt.
Manuelle Überprüfungsverfahren können auch die Genehmigung und Freigabe von Mitteln verzögern. Ein Mangel an integrierten Systemen und Transparenz trägt ebenfalls zu Fehlern bei und erschwert die Verfolgung von Fortschritten im Zusammenhang mit Zahlungen. Dies kann zu Streitigkeiten oder Misstrauen führen. Digitale Lösungen ermöglichen einen nahtlosen Prozess mit zentralisierter Zahlungsintegration, Echtzeit-Dashboards und -Zugang sowie Automatisierung.
Im Folgenden werden drei wesentliche Aspekte eines Zahlungsrahmens untersucht:
Notwendige Dokumentation
Bauunternehmen verlangen Dokumentation in allen Phasen von modularen Projekten, einschließlich vertraglicher Vereinbarungen, Änderungsaufträgen, Liefernachweisen und standardisierten Rechnungen. Die Dokumentation sollte klar formuliert, zeitnah und leicht zugänglich sein.
Genehmigungsverfahren
Unternehmen sollten festlegen, wer je nach Rolle was genehmigen darf, und Eskalationspfade festlegen. Die Genehmigungsprozesse können eine automatische Weiterleitung beinhalten, bei der das Back-Office-Personal Rechnungen und Spesenabrechnungen an die zuständigen Projektleiter oder Finanzmanager weiterleitet. Protokolle sind auch für die Einhaltung von Vorschriften und interne Überprüfungen von entscheidender Bedeutung.
Zeitplan-Management
Automatische Mahnungen, Zahlungsauslöser, Cashflow-Prognosen und Warnungen bei Zahlungsverzug helfen, die Zahlungen auf Kurs zu halten. Unternehmen können Zahlungen an klar definierte Kriterien oder Phasen, wie z. B. die Montage vor Ort, knüpfen.
Hier sind drei wertvolle digitale Lösungen für einen aktualisierten Zahlungsrahmen:
Mobile Verarbeitung
Mobile Geräte geben Projektmanagern, Aufsichtspersonen vor Ort und anderen Mitarbeitern mehr Möglichkeiten. Sie können von unterwegs aus prüfen und genehmigen und so Verzögerungen minimieren. Teams können außerdem Ausgaben direkt von der Baustelle aus erfassen und erhalten unabhängig vom Standort Echtzeit-Benachrichtigungen.
Dokumentationstools
Digitale Formulare sorgen für Standardisierung und Ausfüllbarkeit bei Rechnungen, Änderungsaufträgen und Zahlungsanforderungen. Die Integration elektronischer Unterschriften ermöglicht schnelle Vertragsabschlüsse und Genehmigungen ohne PapierDruckern oder Scannern. Automatisierte Aufzeichnungen speichern Finanzdokumente sicher in der Cloud und ermöglichen den Zugriff von überall.
Integrationsfähigkeiten
Unternehmen können Enterprise-Resource-Planning-Systeme und Buchhaltungssoftware synchronisieren, um eine genaue Finanzverfolgung zu gewährleisten und Doppelerfassungen zu vermeiden. Teams können auch Zahlungen mit einer integrierten Projektmanagement-Plattform verknüpfen. Externe Partner haben ebenfalls Zugang zu Lieferanten- und Portalen für Zulieferer und Unterauftragnehmer.
Implementierung von optimierten digitalen Zahlungslösungen
Die Implementierung digitaler Zahlungslösungen in modularen Projekten muss nicht mühsam und umständlichsein. Unternehmen sollten damit beginnen, die bestehenden Zahlungsabläufe zu erfassen, eine digitale Workflow-Struktur zu definieren und die richtigen Tools zu recherchieren und auszuwählen. Sobald sie einen Plan erstellt haben, sollten Manager Ressourcen bereitstellen und Finanzmitarbeiter, Projektmanager und andere Mitarbeiter je nach ihren Zuständigkeiten schulen.
Die Unternehmen müssen wichtige Meilensteine festlegen und verfolgen, wie z. B. das Onboarding oder die erste ausgegebene digitale Zahlung. Sie sollten auch Folgendes überwachen KPIs wie z. B. die Dauer der Zahlungsfreigabe überwachen und Feedback für Verbesserungen einholen.
Die Erfolgsmessung umfasst Bearbeitungszeit, Fehlerreduzierung und Teameffizienz. So können Unternehmen beispielsweise die Zeit von der Rechnungseinreichung bis zur Zahlungsabwicklung messen, da eine schnellere Bearbeitung den Cashflow und die Zufriedenheit der Lieferanten verbessert. Bei der Fehlerreduzierung lassen sich durch die Messung der Anzahl der zahlungsbezogenen Fehler Nacharbeiten, Compliance-Risiken und Verzögerungen verringern. Für TeameffizienzBerücksichtigen Sie die Anzahl der Zahlungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bearbeitet werden. Dadurch können Arbeitsbelastung und Personaleinsatz optimiert werden. Unternehmen können sich in jedem dieser Bereiche Ziele für Verbesserungen setzen.
Durch die Kombination von mobilen Prozessen, digitalen Dokumentationstools und Integrationsmöglichkeiten können Unternehmen die größten Fallstricke bei der Zahlungsabwicklung im Modulbau vermeiden. Diese digitalen Merkmale ermöglichen es den Teams, die wichtigsten Anforderungen an die Zahlungsdokumentation, die Genehmigungsprozesse und das Zeitmanagement zu erfüllen.