Kan de MTTR nul zijn?

De MTTR kan realistisch gezien nooit nul zijn. De reparatietijd omvat altijd een minimale periode van fysieke ingrepen, het ophalen van onderdelen en het controleren van het systeem. Voor industriële productieprocessen is het praktische doel echter niet nul, maar een bijna-nul aan vermijdbare vertraging. Het verschil tussen een aanvaardbare en een rampzalige MTTR wordt bijna altijd al bepaald voordat de technicus het apparaat überhaupt aanraakt.

Voor operationele teams die complexe, hoogwaardige apparatuur beheren, is het verkorten van de gemiddelde reparatietijd (MTTR) met enkele uren geen optimalisatieoefening, maar een strategie om de omzet te beschermen. In de onderstaande paragrafen wordt uitgelegd welke factoren de MTTR doen stijgen en welke factoren deze juist doen dalen.

Hoe dicht bij nul kan de MTTR in de praktijk komen?

In de praktijk ligt de laagst haalbare MTTR voor complexe industriële installaties in het bereik van enkele minuten tot een paar uur, en niet op nul. De onvermijdelijke ondergrens wordt bepaald door fysieke beperkingen: een technicus moet naar de installatie reizen, de storing vaststellen, een onderdeel aanschaffen of installeren en de reparatie controleren. Wat de best presterende onderhoudsteams in de productiesector onderscheidt van de gemiddelde teams, is hoeveel verspilde tijd er boven die ondergrens zit.

Uit ervaring in de sector blijkt dat een groot deel van de totale reparatietijd geen daadwerkelijke reparatietijd is. Vertragingen bij dispatch, tijd die wordt besteed aan het zoeken naar documentatie, wachten op onderdelen die al klaar hadden moeten liggen, en herhalingsbezoeken vanwege onvolledige reparaties bij de eerste poging: al deze factoren jagen het MTTR-cijfer op zonder enige toegevoegde waarde voor de diagnose of reparatie. Dit zijn precies de vertragingen die vooruitstrevende field service -bedrijven systematisch elimineren.

Met name in productieomgevingen hebben teams die zijn overgestapt van reactieve naar workflow-geautomatiseerde werkzaamheden in het veld de stilstandtijd met maar liefst 41% teruggebracht. Een dergelijke vermindering is niet te danken aan het feit dat technici sneller werken, maar aan het wegnemen van de knelpunten rondom de reparatie zelf.

Wat zijn de belangrijkste factoren die de MTTR opdrijven?

De belangrijkste factoren die de MTTR opdrijven, zijn slechte beslissingen op het gebied van ‘ dispatch ’, ontbrekende documentatie over de apparatuur op het moment van reparatie, onvoldoende beschikbaarheid van onderdelen en lage percentages waarbij het probleem in één keer wordt opgelost, wat leidt tot herhalingsbezoeken. Elk van deze factoren kost extra tijd die niets te maken heeft met de complexiteit van de daadwerkelijke storing.

In industriële productieomgevingen zorgen de volgende factoren er steevast voor dat de MTTR stijgt:

• Verkeerde monteur ingezet: Als er een monteur wordt gestuurd die niet over de juiste vaardigheden voor het betreffende type installatie beschikt, tikt de klok door terwijl er een tweede bezoek wordt geregeld.
• Geen offline toegang tot de onderhoudsgeschiedenis: Op fabrieksvloeren en in technische ruimtes is de internetverbinding vaak slecht of ontbreekt deze volledig. Als de technicus ter plaatse geen toegang heeft tot de onderhoudsgeschiedenis, veiligheidsdocumentatie of kalibratiegegevens, neemt de tijd die nodig is voor de diagnose aanzienlijk toe.
• Onderdelen die niet van tevoren zijn klaargelegd: reactieve werkorders waarbij geen informatie over onderdelen wordt meegestuurd, dwingen technici om de reparatie te onderbreken en te wachten op de logistieke afhandeling.
• Onvolledige of papieren werkopdrachten: Onduidelijke instructies leiden tot interpretatiefouten, herwerk en over het hoofd geziene stappen, waardoor vervolgbezoeken nodig zijn.
• Gebrek aan naleving van preventief onderhoud: Apparatuur waarbij de preventieve onderhoudscycli niet worden nageleefd, valt onverwacht en op de meest ongelegen momenten uit, wat leidt tot noodreparaties die van nature moeilijker snel op te lossen zijn.

Ongeplande stilstand in de productie kost bedrijven jaarlijks tot 11% van hun jaaromzet. Het grootste deel van die kosten zit niet in de reparatie zelf, maar in de kettingreactie van verstoringen in het productieschema die het gevolg zijn van een trage reactie en een trage oplossing.

Hoe zorgt preventief onderhoud ervoor dat de gemiddelde reparatietijd afneemt?

Voorspellend onderhoud verkort de MTTR door ingrepen te verschuiven van noodmaatregelen naar geplande acties. Wanneer een storing wordt voorspeld voordat deze daadwerkelijk optreedt, kan de reparatie worden ingepland tijdens periodes met een lage productie, kunnen onderdelen van tevoren worden klaargelegd en kan de juiste technicus worden ingezet met volledige context, waardoor de meeste vertragingen die de reactieve MTTR opdrijven, worden geëlimineerd.

Het mechanisme is eenvoudig. Bij reactief onderhoud begint men met nul informatie: dispatch ontvangt een alarm, zoekt haastig iemand om de klus te klaren, en de technicus arriveert zonder te weten wat er defect is of welke onderdelen er nodig zijn. Voorspellend onderhoud gaat uit van bestaande kennis: sensorgegevens of gebruiksdrempels signaleren een zich ontwikkelende storing, er wordt automatisch een werkopdracht gegenereerd met de onderhoudsgeschiedenis van het apparaat, en de reparatie wordt uitvoerig voorbereid in plaats van in allerijl.

Voor industriële productiebedrijven met een groot aantal activa heeft deze verschuiving meetbare gevolgen voor het percentage succesvolle reparaties bij het eerste bezoek. Wanneer technici goed voorbereid ter plaatse komen, lossen ze het probleem bij het eerste bezoek op. Een verbetering van 19% in het percentage succesvolle reparaties bij het eerste bezoek vertaalt zich direct in een verlaging van de MTTR, omdat herhalingsbezoeken volledig uit de berekening worden geschrapt.

Welke rol speelt het afstemmen van de vaardigheden van technici op de MTTR?

Het afstemmen van de vaardigheden van technici speelt een cruciale rol in de MTTR, omdat het sturen van een technicus zonder de juiste certificering of apparatuurspecifieke ervaring voor een bepaald type installatie in feite neerkomt op het uitstellen van de reparatie. De klok blijft tikken terwijl er een nieuwe afspraak wordt gemaakt met een gekwalificeerde technicus, en het eerste bezoek brengt kosten met zich mee zonder dat de storing wordt verholpen.

In productieomgevingen met grote, verspreid werkende teams in het veld is het afstemmen van vaardigheden op de middelen een essentieel onderdeel van de planning, en geen bijzaak. Voor installaties zoals koelmachines, VRF-systemen, proceskoelapparatuur en bedrijfskritische productiemachines zijn telkens specifieke vaardigheden vereist. Een beslissing op het gebied van ‘ dispatch ’ waarbij geen rekening wordt gehouden met de afstemming tussen vaardigheden en installaties, leidt onvermijdelijk tot een stijging van de MTTR.

Het tekort aan technici in de productiesector maakt dit probleem alleen maar acuter, niet minder. Met bijna 584.000 openstaande vacatures in de productiesector kunnen operationele teams het zich niet veroorloven om beschikbare technici inefficiënt in te zetten. Het bij de eerste poging ( dispatch ) koppelen van de juiste vaardigheid aan de juiste werkopdracht is een van de meest effectieve manieren om de gemiddelde reparatietijd te verkorten zonder extra personeel aan te nemen.

Welke workflows van de field service hebben de grootste invloed op de reparatietijd?

De werkprocessen van de ‘ field service ’ die de grootste invloed hebben op de MTTR zijn het aanmaken van werkorders, het gebruik van het ‘ dispatch ’, de toegang tot documentatie ter plaatse en de controle na reparatie. Deze drie fasen van het werkproces zijn verantwoordelijk voor het grootste deel van de vermijdbare vertragingen in industriële reparatiecycli.

De meest ingrijpende verbeteringen in de werkstroom, gerangschikt naar hun invloed op de reparatietijd, zijn:

1. Geautomatiseerde aanmaak van werkorders op basis van de assetcontext: werkorders die worden aangeleverd met de volledige assetgeschiedenis, eerdere foutcodes en relevante veiligheidsdocumentatie voorkomen de vertraging bij de diagnose die ontstaat wanneer een reparatie in het duister wordt gestart.
2. Offline mobiele toegang op de werkvloer: Technici die in gebieden zonder internetverbinding werken, moeten toch toegang hebben tot checklists, bedradingsschema’s, procedures voor het omgaan met koelmiddelen en onderhoudsgegevens. Offline toegang is geen luxe; het is een voorwaarde om fouten in één keer te verhelpen.
3. Op vaardigheden gebaseerde automatisering van de ‘ dispatch ’: Door werkorders toe te wijzen aan de technicus met de juiste certificering en kennis van de apparatuur, in plaats van aan de dichtstbijzijnde beschikbare technicus, worden zowel de reistijd als de diagnosetijd verkort.
4. Digitale checklists voor preventief onderhoud per type bedrijfsmiddel: gestructureerde, stapsgewijze checklists beperken interpretatiefouten en zorgen ervoor dat er tijdens preventief onderhoud niets over het hoofd wordt gezien, waardoor onvoorziene storingen worden voorkomen die tot de slechtste MTTR-resultaten leiden.
5. Realtime inzicht in onderdelen en voorraad: Technici die de beschikbaarheid van onderdelen kunnen controleren voordat ze ter plaatse aankomen, kunnen reparaties in één bezoek afronden in plaats van terug te moeten komen vanwege een vertraging bij de levering van onderdelen.

Algemene FSM-platforms die zijn ontwikkeld voor IT-omgevingen binnen ondernemingen gaan doorgaans uit van connectiviteit, gestandaardiseerde bedrijfsmiddelen en lineaire workflows. Op de werkvloer gaat geen van deze aannames op. Workflows moeten per type bedrijfsmiddel configureerbaar zijn, offline uitvoerbaar zijn en aanpasbaar zijn zonder dat er telkens een volledig IT-project nodig is wanneer een proces verandert.

Hoe Gomocha bijdraagt aan het verkorten van de MTTR in de industriële productie

We hebben het Gomocha- Field Service -platform speciaal ontwikkeld voor organisaties die technici inzetten bij complexe, hoogwaardige activa, en niet voor IT-omgevingen van grote ondernemingen waarin toevallig ook veldwerkzaamheden plaatsvinden. Elke functie van het platform is ontworpen om de vertragingen weg te nemen die zich voordoen tussen het moment dat een storing wordt gemeld en het moment dat de reparatie is geverifieerd.

Voor productieteams die zich richten op het verkorten van de MTTR, bieden wij het volgende:

• Mobiele app die offline kan worden gebruikt: volledige toegang tot de geschiedenis van bedrijfsmiddelen, veiligheidsdocumentatie, checklists voor preventief onderhoud en details van werkorders, zonder dat er een internetverbinding nodig is op de fabrieksvloer of in machinekamers.
• Op vaardigheden gebaseerde inzet dispatch en en planning: Werkorders worden toegewezen aan de technicus met de juiste certificering en ervaring met specifieke apparatuur, waardoor er geen verkeerde inzet meer plaatsvindt die tot herhalingsbezoeken leidt.
• No-code workflowontwerper: Operationele teams kunnen PM-checklists, formulieren voor het bijhouden van koelmiddelen en inspectieworkflows per type bedrijfsmiddel configureren zonder te hoeven wachten op IT, en deze aanpassen wanneer processen veranderen.
• Gegarandeerde ERP-integratie: native koppelingen met AFAS en Microsoft Dynamics, en via connectoren met SAP en JDE, zodat gegevens over bedrijfsmiddelen, werkorders en onderdelen automatisch worden doorgegeven zonder dat deze handmatig opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
• Speciaal ontwikkeld voor industriële activiteiten met veel activa: bij 13 klanten en 177.484 werkorders hebben productieteams die ons platform gebruiken de stilstandtijd met maximaal 41% teruggebracht en het percentage succesvolle reparaties bij de eerste poging met maximaal 19% verbeterd.

Als onvoorziene stilstand en trage reparatiecycli uw bedrijf meer kosten dan nodig is, is de eerste stap om in kaart te brengen waar die tijd daadwerkelijk naartoe gaat. Begin met onze efficiëntiebeoordeling om de specifieke tekortkomingen in de workflow te identificeren die uw MTTR opdrijven, en krijg een duidelijk beeld van wat het voor uw bedrijf oplevert om deze te verkorten.

Gerelateerde artikelen

• Wat zijn de voordelen van no-code voor managers op het gebied v field service ?
• Hoe verandert AI asset management 2026?
• Wat is bedrijfsmiddelenbe asset management?
• Wat zijn realtime updates in Field Service?
• Wat is augmented reality in Field Service?