Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 9. März 2017 veröffentlicht und im Hinblick auf Genauigkeit und Vollständigkeit aktualisiert.
Studien der kalifornischen Regierung von Alameda County, von IDC Research und anderen zeigen, dass papierbasierte Unternehmen pro Mitarbeiter 2 Dollar für das Papier und 7 bis 10 Dollar für das Drucken, Kopieren, Verarbeiten, Verteilen, Lagern und Abrufen des Papiers ausgeben. Viele Unternehmen brauchen jedoch Unterstützung bei der Entscheidung, papierbasierte Prozesse vollständig zu ersetzen. Das liegt daran, dass die Umstellung auf papierlose Prozesse mit Unsicherheiten behaftet sein kann, und dass Veränderungen schwierig sind.
Haben Sie sich schon einmal gefragt: "Wenn wir im 'digitalen Zeitalter' leben, warum verbrauchen wir dann immer noch SO VIEL PAPIER?"
Alternativen zum Außendienst
Es gibt viele Lösungen, um Papierverträge, Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere Dokumente zu ersetzen. Einige Lösungen konzentrieren sich auf den Ersatz des physischen Papiers, während andere durch die Speicherung, Analyse und Bearbeitung der Inhalte in diesen Formularen zusätzliche Effizienzgewinne erzielen.
Einer der besten Vorteile des papierlosen Arbeitens ist, dass Sie Informationen problemlos austauschen und speichern können. Außerdem werden Fehler minimiert. Die Arbeit im Außendienst wird sich ändern, weil die Techniker ihre Arbeit mit Hilfe von Apps erledigen werden. Das Ersetzen des physischen Papierformulars durch ein elektronisches Dokument ist eine einfache Lösung und spart etwa 2 Dollar pro Tag, wenn es das Papier vollständig ersetzt.
Maximierung der Rentabilität durch papierloses Arbeiten
Der beste Ansatz für eine papierlose Verwaltung ist jedoch ein System, mit dem Sie elektronische Formulare mit einer Datenbankstruktur erstellen können, die es Ihnen ermöglicht, die Daten zu archivieren, zu suchen, zu analysieren und daraus zu lernen. Mit einer datenbankgestützten Lösung sparen Sie zusätzlich 7 bis 10 Dollar pro Tag und Mitarbeiter, weil Sie kein Papier mehr verarbeiten, speichern, verteilen und abrufen müssen. Und wenn Sie insgesamt 9 bis 12 Dollar pro Tag und Mitarbeiter einsparen, weil Sie papierlos arbeiten, werden Sie einen Sprung in Ihren Gewinnspannen sehen.
Klingt gut, oder? Aber der eigentliche Wert dieser Lösung besteht darin, dass Sie tief in die Daten eintauchen, um Schwachstellen zu identifizieren, die behoben werden müssen, und Sie können Prozesse und Formulare als Reaktion auf sich ändernde Kundenbedürfnisse neu konfigurieren. Das Ergebnis? Höhere Erstlösungsraten, zufriedenere Kunden, bessere Kundenbindung und eine weitere Steigerung der Gewinnspannen.
Ich wette, Sie sagen: "Aber diese papierlosen Lösungen sind entmutigend in der Umsetzung, weil mehr Technologie erforderlich ist!"
Die gute Nachricht ist, dass es jetzt FMP360 gibt.
Es handelt sich um eine Standard-Software, die keine Programmierung erfordert, um eine Datenbank mit allen Ihren Formularen zu erstellen. Sobald die Datenbank erstellt ist, sind alle Informationen sofort verfügbar, um eine Vielzahl von digitalen Formaten zu erstellen.
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